Een factuur sturen lijkt simpel, tot de Belastingdienst meekijkt of een klant vraagt om een aanpassing. Een nette, kloppende factuur voorkomt gedoe én zorgt dat je sneller betaald krijgt. In dit artikel zetten we op een rij wat er echt op je factuur moet staan.
Wat verplicht op je factuur moet
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een geldige factuur. Zorg dat in elk geval het volgende erop staat:
- Je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer
- Je KvK-nummer
- De volledige gegevens van je klant
- Een uniek, opvolgend factuurnummer
- De factuurdatum
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
- Het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het btw-bedrag
Vooral het oplopende factuurnummer wordt vaak vergeten. Sla nooit een nummer over en gebruik geen dubbele nummers — dat valt op bij controles.
Zorg dat je factuur professioneel oogt
Een rommelige factuur straalt af op je bedrijf. Gebruik je huisstijl, houd de opmaak rustig en zorg dat het te betalen bedrag direct opvalt. Vermeld ook altijd een betaaltermijn, bijvoorbeeld binnen 14 of 30 dagen, zodat je iets in handen hebt als een klant te laat is.
Bewaar je facturen op orde
Als ondernemer ben je verplicht je administratie een aantal jaren te bewaren. Bewaar zowel je verstuurde facturen als de bijbehorende betalingen, zodat je btw-aangifte soepel verloopt en je bij vragen alles terug kunt vinden.
Maak het jezelf makkelijk
Handmatig facturen in elkaar zetten kost tijd en vergroot de kans op fouten. Daarom bouwden wij een factuurtool waarmee je snel een correcte factuur opstelt zonder zelf alles uit te zoeken. Zo houd je tijd over voor je eigenlijke werk.
Vragen over hoe je dit slim aanpakt of over een eigen online omgeving voor je bedrijf? Neem gerust contact met ons op.